توليت رئاسة قسم المقاولين في إدارة الأنظمة الهندسية ببلدية الكويت بين 2018 و2021، وشاركت في لجنة تصنيف وترخيص المقاولين خلال الفترة 2018–2023. وتشمل الأعمال الواردة في سيرتي إنشاء وتطوير برنامج تصنيف المقاولين. ومن هذا التقاطع بين المسؤولية الفنية والعمل التقني، أتناول هنا طريقة التفكير في نظام يخدم التصنيف ويحفظ منطق القرار.
ما الذي ينبغي أن يمثله السجل؟
أرى أن سجل المقاول يجب أن يوضح هوية المنشأة، ونوع الطلب، والمستندات المرتبطة به، وحالة كل مستند، وتاريخ المراجعة. هذه مستويات مختلفة من المعلومات، وفصلها يساعد على فهم ما تغير مع الزمن. فتحديث مستند في طلب جديد لا يفترض أن يمحو النسخة التي استند إليها قرار سابق.
التصنيف نفسه يحتاج إلى تعريف دقيق للبيانات التي تدعمه. وعندما يتحول شرط إلى حقل داخل النظام، ينبغي توضيح مصدره والجهة التي تراجعه. هذا الربط يسمح بمناقشة الحقول الزائدة أو المكررة، ويقلل احتمال أن يتحول تصميم الشاشة إلى تفسير غير مقصود للمتطلبات الفنية.
من النتيجة إلى مسار اتخاذها
في التصور الذي أفضّله، يستطيع المخول مراجعة رحلة الطلب: متى ورد، وما النواقص التي سجلت، ومن استكمل المراجعة، وما النسخة التي عُرضت عند اتخاذ القرار. إظهار النتيجة النهائية مهم، لكن تتبع مراحلها هو ما يتيح معالجة الاستفسارات وفهم أسباب إعادة الطلب.
- حفظ نسخة واضحة من المستندات المستخدمة في كل مرحلة.
- فصل صلاحية إدخال البيانات عن صلاحية اعتمادها بحسب الدور الوظيفي.
- تسجيل التعديلات الجوهرية مع وقتها وسببها، وإظهارها لمن يملك صلاحية المراجعة.
- ربط الملاحظات بطلب محدد بدل توزيعها بين رسائل ومرفقات منفصلة.
كيف أقيّم التحسين؟
أبدأ بمؤشرات يمكن تفسيرها: زمن استكمال النواقص، وعدد مرات إعادة الطلب، ونسبة السجلات التي تحتاج إلى تصحيح، والوقت اللازم للوصول إلى المستند المرجعي. وتصبح المقارنة مفيدة عندما نقارن أنواعًا متشابهة من الطلبات ونوضح ما إذا كان الوقت يشمل انتظار صاحب المعاملة.
عند تطوير هذا النوع من البرامج، أجد أن جودة تعريف البيانات تستحق وقتًا مماثلًا لجودة البرمجة. فالنظام الجيد يجعل الخبرة قابلة للتوثيق والمراجعة، ويدعم استمرارية العمل عند تغير الأشخاص. وهذا هو الجانب الذي أراه الأكثر قيمة في ربط التصنيف الفني بتطوير الأنظمة.